Secrétaire mi-temps - secteur de la construction

Notre client, c'est une entreprise familiale namuroise qui bosse dans la construction.  Elle intervient dans l'éclairage public, la signalisation lumineuse et les réseaux de distribution, mais aussi en vidéosurveillance, équipements électromécaniques, télécommunications et télétransmission

Ce que tu vas faire :

• Créer les chantiers (imputation, dossier administratif, etc.)
• Demander et classer les plans d'impétrants 
• Gérer diverses demandes comme les arrêtés police, les demandes d'offres prix, les prises de rendez-vous, etc.
• Faire les déclarations ONSS et communiquer à la GRH le numéro de DUC si Check In At Work s'applique
• Constituer et libérer le cautionnement du chantier
• Rédiger et envoyer des courriers pour les demandes de prolongations de délais, les constatations et autres
• Taper les états d'avancement du chantier en fonction du métré, des postes, des quantités, etc
• Établir les déclarations de créances et la facturation
• Faire divers tableaux de comparaisons
• Suivre les intempéries sur les chantiers chaque semaine
• Calculer les délais de réalisation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des chantiers en cours jusqu'à la fin (réception provisoire-réception définitive)
• Tenir à jour quotidiennement un tableau de la facturation chantier
• Gérer administrativement et financièrement les associations momentanées (S.S.)

SECRÉTARIAT :

• Garder ton bureau et tes dossiers bien organisés
•  Accueillir les visiteurs
•  Déclarer et suivre les sinistres chantiers et véhicules, puis communiquer le suivi à la direction administrative et financière
• Faire diverses commandes (matériels de bureaux, cartes de visite, cachets, eaux, enveloppes, etc.)
• Préparer les documents pour les réunions de planning et les CoDir
• Rédiger divers courriers et en assurer le suivi
• Trier et distribuer le courrier reçu chaque jour
• Gérer l'envoi quotidien du courrier (signature en fin de journée avant envoi)
• Archiver les dossiers une fois qu'ils sont clôturés
• Ranger et détruire les archives deux fois par an

OFFRE DE PRIX - SOUMISSIONS

Pour les chantiers que tu vas gérer,

• Préparer les dossiers de soumissions et de candidatures
• Rédiger des offres pour les privés
• Préparer des tableaux comparatifs sur les quantités et les prix
• Gérer la demande des documents administratifs pour les soumissions et les offres (attestation de bonne exécution, déclaration bancaire, certificat de non-faillite, etc.)
• Rédiger des courriers et en assurer le suivi

• Une expérience dans le secteur de la construction constitue un atout important; 
• Assurer le suivi administratif des dossiers et collaborer avec la Direction technique et les chargés d'affaires ;
• Organiser et suivre les échéances et priorités ;
• Préparer, rédiger et classer les documents professionnels ;
• Traiter les informations administratives et données chiffrées ;
• Gérer rigoureusement la confidentialité des informations ;
• Utiliser les outils bureautiques nécessaires ;
• Assurer la circulation des informations entre interlocuteurs ;
• Gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise de Word, Excel, Access, Outlook et Internet ;
• Connaissance des cahiers des charges ;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit ;
• Capacité à analyser des données chiffrées.
• Rigueur et précision ;
• Autonomie et sens des responsabilités ;
• Organisation et gestion des priorités ;
• Polyvalence et adaptation ;
• Discrétion et confidentialité ;
• Esprit d'équipe ;
• Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles.

• Un contrat mi-temps (horaire à définir avec le client)
• Période d'intérim avec possibilité de CDI 
• Salaire selon la CP200